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销售员标准作业手册
□办理客户业务前的准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代或离穗后来电或来函所应办工作是否已完成如未完成应速办妥
(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料应即准备齐全如有问题不能解决应即向主管经理请示如何处理
(二)营业助理须将客户所欲购的项目应准备最新报价以满足客户再订购的需要
(三)营业助理应客户所需代订饭店房间并于前一天应再与饭店联络不可有误
(四)营业助理须通知装押助理最迟于客户来前一日办妥OOL
(五)如需采购部有关科长配合准备工作者营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期
□客户接待工作
(一)如需到机场迎接营业部助理应向总务科安排接机事宜并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司
(二)如客户需赴工厂察看营业助理应事先与工厂联络安排行程
(三)如客户需要游览名胜古迹营业助理应事先安排观光行程
□客户来访接待
(一)赴机场或饭店接客户前营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室
(二)如客户需要饮料、食品等营业助理应通知样品室准备
(三)如需采购部有关科长备询时营业助理应事先通知待命
□客户接洽业务
(一)营业部经理及助理陪客户挑选样品
(二)经客户挑选的有兴趣产品营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数最近工厂价格如有必要得与有关科长协调报价如客户是以C&F或CIF条件采购者应即计算所拟报单位数量的运费如该产品客户以前曾购买者则应记录前次厂价与卖价
(三)与客户洽谈中对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等营业助理均应详细列入记录必要时画上该产品草图
(四)如客户当日未能决定采购者须待次日继续洽谈时营业助理应将所挑选出来的样品留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内以免下次洽谈时重复挑选(保留期限不得超过一星期)
(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品营业助理应嘱咐样品室归还原处
(六)客户如有任何询问应即查核答复如不能即时答复亦应向客户说明原因并告以何时答复
(七)与客户洽谈中对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成
□整理报价单
(一)应客户需要将洽谈中感兴趣的产品营业助理与采购部有关科长协调整理报价单经主管理经理核阅后打出交给客户
(二)客户订购产品营业助理应于客户离公司的当日或限期内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当呈主管经理阅后按报价单所规定份数增加二份如是C&F或CIF时报价单上的材数不予打出
(三)营业助理应即核对报价单是否与底稿相符如有错误即自行修改确实无误然后抽出一份报价单请示经理后开国内订单连同国内订单装运联一并交装押助理
(四)所有寄国外信件报价单若其他一切文件须由营业助理核对并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期送交主管经理发出但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量必须在当日内完成
□开国内订单
营业助理应时常查核自存的报价单并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单并在存档报价单及资料卡或PRICELIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期
(一)订单上唛头可采用下列方式:
1.刻章
2.打字
3.由营业助理书写清楚
(二)如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时即发出“订单更改通知”并与原国内订单留底联装订一起
(三)如是将国内订单改开另一工厂则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明“本订单是原订单鬃号重开原订单作废”并于存档报价单联及资料卡或PRICELIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开并即将装运联直接交装运押助理
(四)原国内订单如是改开别家工厂时须用特别编号举例如下:
KR-1021(此为改开订单号码)
K-1021(此为原订单号码)
(五)需动退的货外箱上要打记号应于订单上特别注明告知工厂
(六)如是纺织品的订单亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口
(七)印制样品请款时务必附上样品才可付款
(八)订单一个ITEM在￥5000以上科长在时一定要让科长签字才能寄出如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定此订单进否要由科长签字才寄出但如未经科长签字的订单采购科长应协助出货而催货则由营业部负责
(九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切的责任由营业助理负责但装押助理协助催货
□开妥国内订单
(一)国内订单开妥后须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符
(二)开妥国内订单送主管经理核阅签名后:
1.留底联存查
2.工厂联及签回联及验货联交管制中心
3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用
4.签回联逾10天工厂未自动签回时由管制中心过滤如该订单单项金额超过美金20xx元或人民币8万元以上者通知有关副(助)理或外务员负责签回(如金额未超过以上金额者不必硬性签回)如超过美金5000元者务必由各有关科长签回
5.管制中心收到签回联时核对单价、数量后如签回联上有更改部分应由管制中心通知各承办助理再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格
(三)营业助理收到出货样品时须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管否则即刻请示旅客经理如何处理验货平面由主管经理核阅后收回再保留
1.北部地区助理取回出货样品仍交由管制中心销案后自行保管
2.送其他仓库的出货样品亦需取回但贵重及体积太大的助理可自行决定是否取回
(四)工厂收到订单要求承办助理改价须由经理决定不可自作主张
□索取样品
(一)客户未订购但要求样品的项目应请示主管经理会同采购部有关科长向何家工厂索取样品并填妥样品索取函以三联交收发中心以一承留底
(二)客户已订购者应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品
(三)索取样品如急迫时以电话与有关工厂及外务员联络
(四)重要样品如在限期内仍未收到回音时应即填写“重要样品逾期追问单”交有关采购科长采取紧急措施
(五)对外务人员交办的事项应随时督促如期完成如有任何困难时请示主管经理处理
(六)收到工厂样品后应即详细检查是否完好无缺如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄并嘱咐注意改善及小心包装
(七)向工厂索取样品时要注明该工厂产品的编号如无工厂编号须附上草图或相片
(八)向工厂索取样品时请勿写客户及地区名称
(九)外借样品申请单上一律附上2"×3"相片留底
(十)内借(暂借)样品应于资料中心登记
(十一)凡一个ITEM拍成一张的相片均以2"×3"为主
附件:
索取样品职责的划分:
1.旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取若无法取得请科长提供资料由助理继续索取到完成为止
2.新样品一律要科长负责索取所谓新样品包括:
(1)客户送来的样品(图片)
(2)旧样品但有部分更改者
①外务员编制隶属采购部但其工作直接对营业部负责
②有订单的新样品由科长负责索取样品到底
③无订单的新样品索取期限已届科长无法完成应呈所属经理说明理由
□寄样品给客户
在收到工厂所寄来的样品上贴妥本公司标签与ITEMNO.品名:
(一)如以海邮或空邮寄出者应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLEINVOICE五联在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出将第三联随同样品装入箱内第一联寄客户第二联交收发归档第五联自存
1.如样品数量过多或价值过高而交涉仍需付样品费者应于SAMPLEINVOICE上注明SAMPLECHARGE并去函向客户索取样品费及邮费
2.每3个月依自存的第五联SAMPLEINVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用打DEBITNOTE用会计科长名义向客户索取
3.寄国外包裹由各助理自行包好装入箱内
4.如寄出SMP需办出口配额者承办助理应特别注意事先办理
(二)如以航空货运方式寄出者应在SAMPLEINVOICE六联单价打上虚价(不实的价格)第一联于样品寄出后随函寄给客户第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人第六联自存收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确如航空货运公司计算佣金时核对其余交秘书室存档如航空运费为本公司支付者须客户确实收到货品时才可签付运费
(三)所有寄出国外的样品须由经理过目再行寄出
□客户来电来函来样品
(一)收到客户来电来函应立即请示经理如何处理
(二)收到客户寄来拟仿制的样品或寄来的目录相片其开发报价等应即请示主管经理若有居交订单者请公司予以奖励
(三)主管经理外出时营业助理应在自己能力范围内所能管的事先行管理主管经理返公司后再呈报处理经过如系紧急事项应设法与主管经理取得联络以便迅速处理
□须经确认样品、印刷品
(一)如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后立即以公司印的表格寄交工厂及有关外务员留底一份交装押签收并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存如以电话通知工厂应补寄通知以便安排出货
(二)客户正式确认通过的样品应会知有关外务员或科长规格正确以便验货
□验货
(一)如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差外务人员不能决定可出货时外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理但北部地区、广州地区不论任何情况应通知外务员必须亲往验货
(二)营业助理因解决重要问题须往工厂时应填出差申请表返回公司后凭出差报告表向总务科请领差旅费
(三)所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员以便协助催货如助理需到仓库验货自行找装运联或留底联
□申请国外(内)佣金赔偿
(一)营业助理填妥申请书送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计一份交稽核一份交采购科长一份留底以便工厂请款时扣除如是亲交来穗的客户须备妥收据及护照影本送交会计制单
(申请书为四联其中一份留底)
(二)在支付国外佣金时必须:
1.与国外公司订佣金可在任何地点支付的契约影本交会计
2.每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领
(三)押汇科长收到国外汇款支出申请单送交有关会计签收一份另一份交稽核
□对样品处理
(一)出货样品:营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样
(二)收到工厂新样品呈阅主管经理后应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料
(三)承办助理收到新样品应从速送采购部如获订单可得奖金
(四)有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列于样品室其订单及样品函的科长栏应改填经理名
(五)如需向商业部门借出样品时应填写“样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理核后方可借出
(六)如有不可陈列的印刷盒由承办助理于出纲SMPL上注明“不可陈列”字样先交管制中心销案后再由管制中心送交承办助理保管
□注销国内订单
(一)营业助理向装押助理签收“营业部订单货款支付核准单”须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管制中心核对无误后签名呈阅经理并将原国内订单底上予以注销
(二)凡有退关税或退货物税的工厂在未结关前请款一律保留50%(包括送仓库货)如工厂急需货款亦应先开来保证票
□接到报价单与国内订单
装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符如发生错误或有疑问时应即与营业助理协调或请示主管经理如何处理
□签收L/C影本
(一)押汇科长收到L/C后即影印一份送交营业经理签收再转交营业助理核阅并在存档的O/C上登记L/C号码S/D、V/D以及金额后交装押助理
(二)L/C可能发生的问题如下:
1.收到L/C时须先核对总金额、数量、单价是否正确
2.收到L/C当天如距有效日少于三天即须向主管经理提出
3.通常L/C是可分批如不可分打须向主管经理提出
4.如由广东无直接船可到达的港口须看L/C是否可以转船如不可以须请示主管经理必须特别注意出口港不能指定为广州
5.核对受益人全名、地址有无错误
6.核对交易条件FOB、CIF、C&F是否相符
7.L/C内容有无错误字
8.有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司
9.如同一富户有数张L/C时须看有无规定可予合并
10.如L/C直接由国外客户寄来而未经银行登记须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合
11.如远期付款的L/C应查看利息是否由买方负担是否应即请示主管经理
12.如有怪异字眼或条款有违常理者应即请示主管经理
□装船通知单
(一)依照国内订单的规定交货日期一个月至一个月前开始作业由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单
送货柜场者:共四联
第一联:寄工厂由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发
第二、三联:(1)寄有关外务员在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、才积、未能如期交货原因后寄回经理再交装押助理协调安排出货(2)如每一ITEM超过美金5000元者第二联交有关科长第三联仍寄交外务员
第四联:装押助理存查
货送仓库者:填“送仓装船通知单”共二联
第一联:寄工厂由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发
第二联:装押助理存查
如重要订单未能如期交货得填写“重要订单逾期追问单”交有关科长协助处理
(二)如国内订单规定收到L/C后才通知生产者收到L/C当日即在装船通知单上注明“L/C已收到”船期通常以S/D期限前三星期为宜(弹性应用)
(三)如国内订单规定须等样品确实通过才生产者当收到客户确认函电时由营业助理填写确认函交工厂并将留底联交有关装押助理签收并在国内订单装运联上登记后再交回营业助理以便安排船期
(四)如出口美、日地区应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回才回经济部商品检验局申请产地证明书
(五)需确实注意出口货品是否含有须办退税进口零件协调报关行后与有关工厂办理手续
□催货
(一)送货柜场的装船通知单发出后一星期内如无回音交货应该会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货
(二)退税资料寄来本公司时应先告知工厂填明承办人姓名否则经常很多助理有同一家工厂的货退税资料往往误传而发生工玫不能退税的麻烦
□收到仓库送来的进货单
(一)装押助理收到进货单应即核对对所列的唛头、数量、包装情况表是否与国内订单符合如需更正即刻通知仓储科长处理
(二)收到进货单后需通知助理前往仓库验货并制订“莱部订单货款支付核准单”
(三)如未通知送货柜场而擅自送来仓库者应扣运费
□签订S/O
(一)依据出货明细表及国内订单装运联所示大约材数计算体积重量
(二)向拟装运的船公司或报关行查是否确实签到S/O
(三)船期如有提前或延后应立即与工厂联系务必配合
(四)打S/O时须查核是否每张均打如有漏打应即时补上以免报关行在船公司重打浪费时间
(五)签S/O的时间应提早一星期或两星期或事先以电话与船公司联络订船位
(六)如装整台货柜时必须货物实际重不可超过船公司所规定的重如超过时应请示主管经理处理
□结关前工作
(一)如由他库装货柜出货者应提前将出货明细表一份交仓储科科长以便送货(货未到或尚未验货应在明细表上注明)
(二)(如由仓库出卡车者须在结关前二天将出货明细表交押汇科长以便及时通知卡车货未到或尚未验货必须在明细表上注明
(三)须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点确定时应即通知报关行
(四)于船期结关前一日确定出货明细表的正确项目、数量如所出的货有配件印刷工厂者须于出货明细表上注明
(五)打PRCKINGLIST六份并于其中三分抬头改成INVOICE并于其上注明每家工厂正确全名统一编号、发票号码交营业助理核阅并填写出口登记本四联第五联(财务)连同PACKINGLIST三份、INVOICE二份送交押汇科长盖章后连同退税资料交报关行一份交会计科长其中另一份INVOICE自行留底
(六)出口登记本上所列规定送件日期及预计入账日期应填写结关后七天如有迟延应写原因
(七)送货当天早上必须联络工厂确实出货时间、卡车号码及到达时间确定时立即通知报关行
(八)结关当天如有未能确定工厂出货把握者须立即修改资料将该纲报关
(九)货如未依时间送达所发生海关费用及规费应有记录并于签订单支付核准单时填上应扣数目注意请款时扣除
(十)装押助理如当日有结关的货须所有的货到达确实报关完毕才可下班
(十一)装押助理必须待进货柜场的货确已送达无误才可制“营业部订单货款支付核准单”
(十二)工厂的出货发票要开送货当天的日期、配件如分批出货亦需于每一次出货(磅货)即开来当天的发票不可延迟于送货
(十三)工厂如在货未结关前即已送达货柜场而有需退货物税或关税者请款时一律暂时保留50%并于货款支付核准单上注明此点
□结关后工作
(一)装押助理须查询报关行及船公司货是否确实出口无误如确实无误将出口明细表一份交会计另一份送管制中心并将营业部订半日货款支付核准单交营业助理
(二)催CBC必须确实于结关次日取得除非以错单出口者须随时催报关行最迟须于一星期内取得否则须向主管经理报备
(三)于CBC到达后如要办理经济部产地证明书须附上INVOICE一份工厂已盖好章的原料来源加工切结书一份及CBC副本一份送交报关行以便办理产地证明
(四)在拿B/L前须将S/O留底正确无误一份交报关行以便到船公司拿B/L时核对
(五)在收到B/L时立刻核对材数和运费与内容有无错误是否符合
(六)B/L如须预付运费应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计如经理不在为争取时效可凭装押助理签名即送会计付款事后由会计送给经理、副经理、助理补签
(七)将文件备妥待文件齐全后将全套押汇文件另加出货明细表INVOICEB/L各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长将必要文件转送银行押汇出口登记本第三联由押汇科长转送稽核时间由结关日起不得超过七天如有延误需写原因并须扣各经理利息并处罚装押助理
(八)押准文件存档联及寄交客户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明“归档”交收发中心
(九)押汇科长收到结汇证书连同信汇回条、出货明细表、INVOICE及B/L各一份送交有关会计
□打OOL
视客户或经理需要装押助理应按所办客户会同营业助理打OOL三份一份由装押助理留存两分转交营业助理留存一份另一份呈阅主管经理
□收到仓库存货周报表
仓储科须于每周一上午11时半前将仓库周报表送交行政助理行政助理于午前送交装押助理装押助理收到后须填妥L/C期限栏及装船日期栏并核对数量、唛头厂商无误后交营业助理核对于每周二中午下班前交主管经理转交行政助理如仓库存货周报表上有错误时须立刻去电话与仓储科长联系查明
□申请LOCALL/C
(一)向押汇科长取表填妥即送主管经理总经理签名核准交押汇科长申请在开发本地信用状申请书上须开给何家工厂手续费是否从工厂扣除
(二)押汇时LACALL/C复印件本一份需送押汇科长
□货完全出清时的工作
(一)国内订单装运联待货完全出清不再使用时自行烧掉
(二)L/C影本待货完全出清不再使用时应即交押汇科长
□核签报关费
(一)核对唛头、件数是否无误并于出口登记本留底联注销并于出口登记本上报关费栏登记该批报关费以免报关行重复请款
(二)报关费如多出规定费用时应签请经理核准
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，大小：2.10 MB