从信封到附言写作指南

    英文书信和中文书信的写作有那些不同呢？

    信封(Envelop)
            　　
    与中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间，发信人的地址和姓名写在信封的左上角，或信封背面。
            　　
    英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。
            　　
    信头/个人信头(Letterhead/Personal Letterhead)
            　　
    公司信纸上一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。
            　　
    封内日期(Date Line)
            　　
    封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。
            　　
    封内地址(Inside Address)
            　　
    封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务(如适用)，公司名称(如适用)，街道名称或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国家。
            　　
    封内地址通常写在左手边，在日期线和称呼之间。
            　　
    称呼(Salutation)
            　　
    称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。
            　　
    在商业信函或其他正式书信中，用冒号。
            　　
    在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意：尽量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因为这种称呼已经过时，并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用“Dear Human Resources Manager”，“Dear Friends”这样的称呼。在给律师或外交领事写信时，可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔，但它们不应出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”，如“George Bush, Jr.”也不能把它们包含在称呼中。)

    头衔(Titles)
            　　
    除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”，“Professor”等表示礼貌的头衔。
            　　
    提示句(选择性)Attention Line(optional)
            　　
    提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的。另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。
            　　
    主题句(选择性)Subject Line(optional)
            　　
    主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。
                　　
    正文(Body of the Letter)
            　　
    正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。
            　　
    修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。
            　　
    写信人签名(Writer's Identification/ Signture)
            　　
    写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。
            　　
    附注(Notions)
            　　
    附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。
            　　
    信尾问候语(Complimentary Closing)
            　　
    信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如“Sincerely”，“Sincerely yours”。通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾。

    附言(Postscript PS or P.S.)
            　　
    附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。