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文书管理办法
1.1目的
为使文书管理制度化以增进文书处理品质及效率特制订本办法

1.2范围
本办法所讲文书管理指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间
来往之文书自收（发）文至归档全部过程之办理与控制

1.3公文类别及行文要求
1.3.1公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真
(1)正式文件
①由公司根据其重要性确定是否系正式文件正式文件要填写文件签发笺由总经理签发并加盖公章
②正式文件采用“ⅩⅩ正大有限公司文件”专用文头纸打印
按年度进行编号标明主送及抄送的单位或部门
(2)签呈
①公司内部下级对上级有所请示时用；
②签呈不得越级上报；
③须总经理阅示之签呈部门主管应有明确的意见
(3)备忘单
①公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、联络时用
②由公司下发的备忘单由总经理核准各部门所发备忘单由部门主管核准
(4)传真
①处理业务时使用；
②传真由各业务部门自行管理指定专人负责收发、登记、跟催和归档
③以公司名义发出的传真须经总经理核准
1.3.2公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容公文用语应简单、扼要、明了

1.3.3公文应表明呈送或下发的人员或部门公文如有附件应注明附件名称并表明发文者及发文日期

1.4公文处理
1.4.1收文处理
(1)公司所收上级部门或其他单位公文由总经理办公室进行收文登记后送总经理阅示处理
(2)公司各部门上报公文一律交总经办进行登记后转呈总经理或副总经理阅示部门呈报需批复之公文批复后由总经理办公室在当天下发至呈报部门办理并追踪办理结果
(3)部门所收公文交部门主管处理对需办理的应抓紧时间办理不得延误和推诿
1.4.2发文处理
(1)公司所发正式文件由总经理办公室统一编号并按正式文件行文要求办理发文并进行发文登记
(2)公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后由总经理办公室负责下发
(3)部门上报、部门间往来及部门内下发公文经部门经理签字后由各部门负责上报或发送

1.5公文处理重点及期限
1.5.1公文处理重点
(1)足以影响公司权益之重要文件应将正本妥善保存若须使用以副本或复印件处理
(2)为利于公文处理经办人接公文后应就内容重点拟就意见或撰稿随来文呈部门主管核阅各部主管人员应认真审核并签注意见避免只签名而无意见
(3)公文处理意见及经办、核稿等人员之签名应清晰不得潦草难辨
1.5.2公文处理期限
公文应随到随送不得积压
(1)公文处理期限可依据经办人员的工作量及文件内容的时效性而定一般以文到三日内处理完毕为原则
(2)监印人员原则上应与当日完成用印

1.6公文归档
1.6.1管理部门

(1)公司的公文及工程基建档案由总经理办公室统一管理
(2)会计档案由财会部负责整理保管
1.6.2文件档案移送归档时点收原则
(1)检查文件之本文及附件是否完整如有缺少应追查归入.
(2)文件处理手续是否完备如有遗漏应立即退回经办人员补办
(3)与本案无关的文件应立即退回经办人员
1.6.3归档分类及编号
(1)归档文件应视其内容、部门、业务等因素分类
(2)每一宗卷都应有名称名称应以能充分表示宗卷内容为原则且有一定范畴不能笼统含糊
(3)每一宗卷都应编号以阿拉伯数字表示
1.6.4保存期限
(1)公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短
(2)公司永久保存的文件有：
①公司章程；
②董事会会议记录；
③政府机关核准文件；
④不动产所有权及其他物权、债权凭证；
⑤工程设计图纸、重要设备技术资料；
⑥其他经核实须永久保存的文件
1.6.5档案清理
(1)档案管理人员应每年对文件进行一次清理该归档的文件应装订成册及时归档
(2)所有档案须入柜保存永久保存的文件应放入保险柜内保存
(3)档案柜应保持整洁并有防虫蛀措施
(4)档案保存期满须销毁的应造册呈总经理核准后实施并应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期
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