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1．0总则
为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度
2．0文件管理内容主要包括：上级函、电、来文同级函、电、来文本公司上报下发的各种文件、资料按照分工的原则全公司各类文件由办公室归口管理
3．0收文的管理
3．1公文的签收
3．1．1凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封在签收和拆封时收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳对于口和邮票撕毁函件应查明原因对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收
3．1．2对上级机要部门发来的文件要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定如果其中一项不对口应立即报告上级机要部门并登记差错文件的文号
3．2公文的编号保管
3．2．1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”并分类登记编号、保管须由公司承办或归档的公司领导亲启文件公司领导启封后也应交办公室办理正常手续
3．2．2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管不得个人保存
3．3公文的阅批与分转
3．3．1凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要月即办
3．3．2一般函、电、单据等分别由办公室机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的文件应同主办单位联系后再分转处理
3．3．3为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天（特殊情况例外）
3．4文件的传阅与催办
3．4．1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容
3．4．2阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交机要室阅批文件一般不得超过2天阅后应签名以示负责如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜
3．4．3阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密
3．4．4文件阅完后应送交办公室机要秘书切忌横传
3．4．5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照有关保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转
3．4．6按照阅文范围离、退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件或由办公室机要室通知到机要室阅文
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