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一、办公促效法
□促效法
1．将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备大多具备便捷的功能复印机自动送稿(ADF)即为功能之因此不必再费事地一张张换稿一次次按键即使不在一旁看着也无所谓可以大大的节省人力与时间
可是这种精心设计出来的功能却出人意料的并未受到广泛的应用其原因之一在于原稿的纸张大小不一例如在公司内部报表文件上经常可以发现文章是用文书处理机打在A4的纸上而图表资料纸是B4大小即使只有一张大小不一自动送稿功能(ADF)的威力也要大大减小了因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小不只是复印上在各方面都将大大提高效率
2．单面使用活页纸
从学生时代起我们就偏爱以活页纸来做笔记当然有时也会使用一般的笔记本不过从讲究效率的观点来说活页纸是最佳选择而且最好只使用活页纸的单面
或许这样会令人觉得太浪费但是以单面使用每一张只记一个项目即使随着思路起伏随手记下事后还是能分门别类自由地调整页码使笔记更加清楚易读也就是说必要的时候活页纸可以插换此外复印时只单面使用可以免去一张张翻页的麻烦得以顺利的进行作业
3．把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍可以称之为知识的宝库平常应经常翻阅利用才是事实上这类书籍往往被束之高阁无人问津
把大套书籍排上书架时都要书背向下排置大套书籍所以被人敬而远之的原因之一在于难以放在普通的书架上只要向下排置就可以解决这个困扰把书背向下排置时令书底朝外并在上面写上书名这么一来就可以随手抽取查阅不会再有笨重、不便的感觉了
4．利用百科全书的硬纸盒来收藏可收一举两得之效
把百科全书排上书架时应该一定先把硬纸盒取下来让它“赤裸裸”地排在书架上其理由是事先取下硬纸盒需要时即可迅速的抽取查阅所需资料而且取下的硬纸盒另有妙用
百科全书或全集之类的大套书一套都有数十册之多利用这些硬纸盒做“整理盒”分门别类地收藏明信片、书信等信件资料实在非常方便盒子的容量又多大小又适合放置书信、明信片所以按类别或用途分别收藏是最理想不过了以后检索找寻自是“手到擒来”
5．将经常使用的工作用语记号化、简略化
在处理的事务过程中只要在访客的名片上简单地写上“人、住、印、档”然后交给秘书她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档像这样将经济使用的工作用语记号化、简略化在交待工作的时候可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点得以省去不少麻烦
不只是一般的事务工作连书信中经常使用的客套话也可加以简略化例如“悉”表示“来函敬悉”“祺”表示“敬祝商祺!”等等如此即可大大的提高拟稿的速度很快就可以交给秘书去打字 6．将重要的剪贴资料印成B5大小
很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯不过如果以此来整理应用资料未必是提高效率的方法
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